Aufgaben und Zuständigkeiten

Zuständigkeiten

Das Staatsarchiv Schaffhausen ist als «Gedächtnis des Kantons Schaffhausen» zuständig für die Archivierung von Unterlagen der kantonalen Dienststellen und unselbständigen Anstalten des Kantons. Es übernimmt auch Akten der kantonalen Gerichte. Als historisches Archiv sichert es zudem die Überlieferung des Stadtstaates Schaffhausen bis 1830.

Die Bandbreite der historischen Überlieferung reicht von rund 6‘000 Urkunden über Amtsbücher und Akten bis hin zu einer wachsenden Anzahl von digitalen, digitalisierten und hybriden Unterlagen. Das gesamte Archivgut umfasst ca. vier laufende Kilometer.

Aufgaben

Von den Unterlagen, die jedes Jahr in der Verwaltung entstehen, können allein schon aufgrund ihrer Masse nicht alle dauerhaft erhalten werden. Das Staatsarchiv überprüft daher Unterlagen aus Verwaltung und Justiz auf ihren bleibenden Wert für kommende Generationen, und dies sowohl in juristischer wie auch historischer Hinsicht. Aus dem angebotenen Schriftgut wird ein repräsentativer Querschnitt gebildet, der manchmal nur 1–2% der angebotenen Unterlagen umfasst. Da sich die Geschichte des Kantons nicht nur in Verwaltungsakten widerspiegelt, übernimmt das Staatsarchiv auch Unterlagen von Vereinen oder Privatpersonen.

Durch die Übernahme in das Staatsarchiv wird aus dem Schriftgut «Archivgut», das in einer Archivdatenbank erschlossen wird. Dies ist Grundlage für die Nutzung der Archivalien, die auch online recherchiert werden können.  Das Fachpersonal berät Benutzerinnen und Benutzer bei ihren Recherchen und stellt die Archivalien für die Einsichtnahme im Lesesaal bereit. Das Staatsarchiv trifft darüber hinaus verschiedene konservatorische Massnahmen zum langfristigen Erhalt des Archivguts.

Rechtsgrundlagen

In Art. 47 Abs. 4 der Verfassung des Kantons Schaffhausen wird festgelegt, dass die kantonalen Behörden ihr Handeln zur Gewährleistung der Rechtssicherheit dauerhaft dokumentieren und archivieren müssen. Aus dieser Vorgabe leiten sich die Aufgaben des Staatsarchives ab. Sie sind in der Archivverordnung detailliert geregelt.